Bei vielen gehört es mittlerweile schon zum Alltag dazu, einige müssen sich aufgrund der aktuellen Situation erstmal daran gewöhnen. Aufgrund der Corona-Krise arbeiten diejenigen, bei denen es beruflich möglich ist, momentan aus dem Homeoffice. Ob gemütlich auf der Couch, im Bett oder vom eigenen Schreibtisch aus, für viele von uns stellt die neue Situation anfangs eine große Umstellung im Vergleich zum sonstigen Büro-Alltag dar. Bei der fehlenden Kommunikation mit Kollegen, dem neuen Arbeitsumfeld sowie der neuen Bewältigung der Aufgaben kann die Situation ohne die richtigen Homeoffice Tools manchmal etwas überfordernd sein.
Welche 12 kleine Helferlein euch im Homeoffice helfen können und wie ihr euren neuen Arbeitsalltag übersteht, ohne dass euch die Decke auf den Kopf fällt, erzähle ich euch in diesem Artikel. Dabei stelle ich euch Homeoffice Tools in fünf verschiedenen Kategorien vor, die auch bei der Arbeit im Homeoffice besonders wichtig sind. Momentan bieten viele Unternehmen ihre Programme für ein paar Wochen oder Monate sogar kostenlos an. Diese stelle ich euch hier natürlich auch vor.
Wenn es euch nach der Arbeit im Homeoffice ein bisschen langweilig wird, schaut euch mal meine Tipps gegen die Langeweile bei Quarantäne oder die besten Serien, Bücher & Podcasts für die Heimquarantäne an. Außergewöhnliche Zeiten erfordern außergewöhnliche Maßnahmen, doch gemeinsam stehen wir das durch!
Die Homeoffice Tools in der Übersicht
Kommunikation mit den Kollegen
Nicht nur im Büro ist die Kommunikation mit den Kollegen ungemein wichtig, um alle anstehenden Aufgaben zu besprechen. Gerade im Homeoffice ist es wichtig, auf möglichst unkompliziertem Weg miteinander kommunizieren zu können. So kann eine gute Zusammenarbeit ermöglicht werden. Außerdem tut es auch gut, sich zwischendurch mit anderen auszutauschen, denn seien wir mal ehrlich, das Homeoffice kann manchmal ziemlich langweilig und auch einsam sein. Während dieser schweren Zeit sitzen wir alle im selben Boot und Kommunikation ist wichtig – somit gibt es hier auch einige tolle Homeoffice Tools, die den Austausch mit den Kollegen ermöglichen.
Kostenlose Homeoffice Tools zum Chatten
Ein Messenger, den sehr viele Unternehmen nutzen, ist beispielsweise Slack. Dieser soll umständliche Mails ersetzen und ermöglicht Kommunikation auf direktem Wege, hier könnt ihr in einem Channel mit euren Kollegen chatten, in Gruppen oder auch privat. Auch Bilder und Dateien lassen sich problemlos verschicken, mittlerweile sind sogar Audio- und Video-Anrufe möglich. Slack könnt ihr als kleines Team kostenlos nutzen, für größere Unternehmen gibt es den Messenger ab 6,25 € pro Monat.
Ein weiteres bekanntes Kommunikationsmittel ist Microsoft Teams. Hier könnt ihr chatten, Audio- oder Videoanrufe nutzen und Dateien speichern, und all das kostenlos. Um noch weitere Funktionen nutzen zu können ist es auch als Teil vom Office-365-Paket für 4,20 € pro Benutzer im Monat erhältlich und ermöglicht so die Integration und Synchronisierung von anderen Office Diensten. Momentan stellt Microsoft das Paket für Bildungseinrichtungen sogar für mehrere Monate kostenlos zur Verfügung!
Als Nutzer von Googles G Suite könnt ihr auch die Hangouts Chats nutzen. Hier ist ein Abo notwendig, welches 5,20 € pro Nutzer und Monat kostet. Im Chat ist dann einer der Vorteile die Integration anderer Google Dienste. Doch auch hier gibt es gute Nachrichten. Für Nutzer von Google G Suite werden aufgrund der Corona-Krise bis zum 1. Juli ein paar Premium-Features kostenlos zur Verfügung gestellt um Unternehmen zu helfen.
Face to Face – Videoanrufe
Wichtige Meetings fallen aus und plötzlich läuft alles nur noch über Chats, ohne persönlich miteinander reden zu können. Doch einige Angelegenheiten lassen sich einfach besser besprechen, wenn man Face to Face reden und planen kann. Hier können Videoanrufe wichtige Meetings ersetzen. Die eben vorgestellten Messenger-Tools bieten zwar bereits Videoanrufe an, doch es gibt natürlich auch eigens hierfür erstellte Programme, die sich super als einfache Homeoffice Tools eignen.
Kostenlose Homeoffice Tools für Videoanrufe
Zum einen wäre da natürlich das gute alte Skype, eine der einfachsten und bekanntesten Optionen für Videoanrufe. Das Programm ist für einfache Audio- und Videoanrufe kostenlos und einfach zu benutzen.
Ein weiteres Programm, welches mehr Optionen ermöglicht, ist Zoom. Hier könnt ihr sehr gut Meetings halten, mit einem Zugangslink können alle Mitarbeiter beitreten. Für Meetings, die mit weniger als 100 Leuten gehalten werden und unter 40 Minuten bleiben, ist Zoom kostenlos und bietet einige praktische Features, wie das Mitschneiden und Speichern von Anrufen. Sollte ein Anruf länger dauern, zahlt ihr ab 13,99€ Euro pro Moderator im Monat.
Auch das Unternehmen Lifesize bietet zur Zeit aufgrund der aktuellen Situation ein kostenloses Abonnement an. Hier gibt es das Premium-Abonnement für die kommenden sechs Monate umsonst. Es können sich hier bis zu 25 Personen über den Browser oder die Desktop-App bei einer Videokonferenz vernetzen.
Projektmanagement
Bei dem Wegfall von Kommunikationswegen ist es wichtig, den Überblick zu behalten und zu wissen, für wen was zu tun ist. Dabei können Tools zum Projektmanagement helfen, um Aufgaben zu verteilen und den Arbeitsalltag auch aus dem Homeoffice etwas zu erleichtern. Auch hier gibt es einige tolle Homeoffice Tools, die euch das Leben erleichtern können.
Kostenlose Homeoffice Tools zum Projektmanagement
Ein bekanntes Tool zum Aufgaben-Management ist Asana. Dieses eignet sich super zur Organisation von Projekten und Arbeitsaufgaben. Aufgaben können den Mitarbeitern zugeordnet und in verschiedenen Ansichten veranschaulicht werden. Für kleine Unternehmen mit bis zu 15 Personen ist Asana kostenlos und ermöglicht die wichtigsten Basics. Mehr gibt es ab 10,99€ pro Monat und Nutzer.
Ein weiteres Tool ist Trello, welches wahrscheinlich auch viele von euch kennen. Das Programm wird gerne von kleinen Unternehmen genutzt, da es die wichtigsten Funktionen bietet. Hier können mit Boards, Listen und Karten ganz einfach Aufgaben verteilt werden ohne für kleinere Unternehmen unnötige Zusatzfunktionen. Für bis zu 10 Personen ist Trello kostenlos. Ab 9,99 US-Dollar gibt es Trello mit größeren Team-Kapazitäten und weiteren praktischen Features. Praktischerweise lässt sich Trello auch mit dem eben vorgestellten Messenger Slack verbinden.
Als drittes Homeoffice Tool für erfolgreiches Projektmanagement eignet sich Airtable. Wer auf übersichtliche Tabellen steht, wird sich hier wohlfühlen, hier könnt ihr Projekte und Aufgaben in Tabellen-Form planen. Auch Airtable kann kostenlos oder aber für 10 US-Dollar pro Person und Monat mit mehr Features genutzt werden.
Gemeinsam Dokumente bearbeiten
So – ihr seid vernetzt, die Aufgaben sind verteilt und jetzt kann es ans Arbeiten gehen! Doch gerade, wenn ihr normalerweise gemeinsam an Projekten arbeitet und euch ständig austauscht, kann es auch hier zu Schwierigkeiten kommen. Abhilfe schaffen hier praktische Homeoffice Tools mit denen man gleichzeitig Dokumente bearbeiten kann, anstatt sich ständig die neuste Version eines Dokumentes hin und her zu schicken.
Kostenlose Homeoffice Tools zum Cloudsharing
Gerne genutzt werden zum gemeinsamen Teilen und Bearbeiten von Dokumenten die kostenlosen Google Dienste wie Google Docs, Tabellen oder auch Präsentationen sowie der Cloudspeicher Google Drive. Diese Tools sind sehr praktisch und einfach zu benutzen und erfordern lediglich den Besitzt eines Google-Accounts. Solltet ihr zusätzlich zum Beispiel noch mehr Speicher brauchen oder die zuvor angesprochenen Dienste wie Hangouts Chat nutzen wollen, bietet sich die Nutzung vom bereits erwähnten kostenpflichtigen Google G Suites.
Auch sehr bekannt und gerne genutzt ist die Dropbox. Hier könnt ihr Dokumente, Bilder, Videos und weitere Dateien praktisch an einem Ort sammeln und für Kollegen freigeben. Auch gespeicherte Dokumente lassen sich gemeinsam bearbeiten. Bis zu 2 Gigabyte Speicherplatz stehen euch in der kostenfreien Variante zur Verfügung, was reichen sollte, um ein paar Dokumente mit Kollegen zu teilen. Sollte das allerdings nicht ausreichen gibt es ab 3 Nutzern ab 10€ pro Monat und Nutzer mehr Speicherplatz.
Kühlen Kopf im Homeoffice bewahren
Welche Tools euch dabei helfen, im Homeoffice effektiv arbeiten zu können, wisst ihr jetzt. Was ihr dabei aber nicht vergessen dürft, ist auf euch selbst zu achten. Die neue Situation kann überfordernd sein oder euch fällt schnell die Decke auf den Kopf. Außerdem kommt es vor, dass man weniger Pausen macht, während man sich im Büro gerne mal einen Kaffee holt, mit dem Kollegen plaudert und sich mehr bewegt.
Um auch im Homeoffice einen kühlen Kopf zu bewahren und euch etwas zu entsannen könnt ihr beispielsweise Musik oder Podcasts hören, soweit ihr dabei noch konzentriert arbeiten könnt. Auch hilfreich sind Programme wie Noisli, wo euch Naturgeräusche oder weißes Rauschen bei der Konzentration helfen.
Im Homeoffice vergisst man auch gerne mal, kurze Pausen einzulegen und sich kurz zu bewegen. Hier kann euch das Open-Source-Tool Stretchly helfen, denn das erinnert euch regelmäßig an Pausen und bietet Tipps zur Entspannung an.